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Wie geht man am besten mit Kunden um, die spät zahlen



Geschäftsführer sind täglich mit der Tatsache konfrontiert, dass einerseits längere Zahlungsziele gefordert werden und andererseits Kunden zu spät zahlen. Auch wenn das Marktumfeld schwieriger wird– als Beispiel seien hier der Brexit und die Krise in der Eurozone erwähnt – verlangen grosse Unternehmen längere Zahlungsziele. Allgemein wird versucht später zu zahlen und früher bezahlt zu werden.
Anschliessend finden Sie relevante Ratschläge, die Ihnen im Umgang mit langen Zahlungszielen und überfälligen Zahlungen helfen können.

Kenne Deinen Kunden (“know your customer”, KYC)

Auch wenn man es schon häufig gehört hat: Es zahlt sich aus gute Geschäftsbeziehungen zu haben und zu pflegen. Dies vereinfacht es sowohl Zahlungsbedingungen zu verhandeln als auch überfällige Zahlungen einzufordern. Auch wenn die Frustration wegen überfälliger Rechnungen nachvollziehbarer ist, soll dies die Kundenbeziehung nicht unnötig belasten. Als KMU muss man sich des Risikos bewusst sein einen grossen oder wichtigen Kunden zu verärgern.

Zahlungsbedingungen im Voraus vereinbaren und Liquidität an der Quelle kontrollieren

Durch gezielt vereinbarte Zahlungsbedingungen kann man Cash Flow-Schwankungen reduzieren und auch entsprechend steuern, dass sie dem geplanten Umsatzwachstum entsprechen. Entsprechend ist man auf allfällige Überraschungen besser vorbereitet. Leider lassen sich auch mit diesem Ansatz extrem langfristige Zahlungsziele, wie sie oft von sehr grossen Unternehmen gefordert werden, nicht ganz vermeiden.
Lange Zahlungsziele – hier sprechen wir von 90 Tagen und mehr, wie sie zum Beispiel von Supermärkten häufig gefordert werden – gehen häufig einher mit einer Skontierung um den Cashflow zu verbessern. Alternativ kann der Verkäufer den Preis reduzieren und die Zahlungsziele zu seinem Vorteil verkürzen. Dadurch reduziert man allerdings im Voraus seine Profitmarge zugunsten einer schnellen zuverlässigen Bezahlung. Es lohnt sich also, verschiedene Optionen zu analysieren.
Viele grosse Kunden erwarten Rabatte bei frühzeitiger Zahlung. Entspricht der Rabatt zum Beispiel 1% oder mehr des Rechnungswertes, muss dies den Kosten für die Finanzierung gegenübergestellt werden. Es ist gut möglich, dass es eine bessere Lösung gibt als eine Rabattierung. Tradeplus24 ist meist in der Lage eine weitaus günstigere Lösung zu bieten.

Korrekte und rechtzeitige Rechnungsstellung

Alles, was vom Zahlungsprozess ablenkt oder ihn verlangsamt, kann zu ernsthaften Schwierigkeiten führen. Eine gute Organisation ist die Grundvoraussetzung.
Je schneller Ihre Buchhaltung Rechnungen erstellt und sie an die Kunden verschickt, nachdem ein Produkt geliefert oder eine Dienstleistung erbracht wurde, desto eher erhält man die Zahlung. So einleuchtend dies auch klingen mag, viele Firmen bündeln diese Aufgabe und senden lediglich einmal pro Woche die Rechnungen an Kunden. Elektronische Rechnungsstellung oder Zahlungs-Tools können den Zahlungsprozess zusätzlich beschleunigen.
Fehler bei der Rechnungsstellung sind ein häufiger Grund für zu lange Zahlungszyklen. Quotierte Preise stimmen nicht mit den Daten im System überein, oder auf Rechnungen fehlt die eindeutige Bestellnummer, wodurch die Forderung durch den Kunden als ungültig erachtet werden kann. Eine Fehlersuche kann die Ursache eruieren und den Missstand beheben. Die Vereinfachung von Zahlungsbedingungen und komplexen Ablaufen reduziert die Fehleranfälligkeit.

Überfällige Rechnungen unverzüglich verfolgen

Es ist selbsterklärend, dass Sie für Ihre gelieferte Dienstleistung/Produkt bezahlt werden wollen. Daher ist es wichtig, Zahlungsverzögerungen effizient nachzuverfolgen. Das Auslagern der Betreibung an Dritte ist in diesem Zusammenhang allerdings kritisch zu betrachten. Allerdings sollte der Umgangston angemessen bleiben, damit im Gegenzug die Kundenbeziehung nicht unnötig belastet wird.
Vor allem für KMU, die an grosse Firmen liefern, kann eine solche Verhandlung eine Gratwanderung sein. Häufig entsteht das Problem aufgrund der Organisationsstruktur eines Kunden mit einer undurchsichtigen Matrixstruktur. Normalerweise haben Sie lediglich mit dem Einkauf zu tun und haben keinen direkten Kontakt mit der Kreditorenbuchhaltung. Versuchen Sie die Probleme über Ihre üblichen Ansprechpartner zu lösen, indem Sie sie anregen die Verantwortlichen in der Kreditorenbuchhaltung direkt aufzusuchen.
Wir raten kleinen Firmen dringlichst davon ab in einer solchen Situation eine Zahlung voreilig zu erzwingen, zum Beispiel durch eine Zinserhebung auf überfällige Rechnungen. Das kann schnell die Finanzabteilung des Kunden gegen einen aufbringen und es ist gut möglich, dass sich der Kunde entschliesst eher den Lieferanten zu wechseln als sich um solche Ärgernisse zu kümmern.

Falls Sie mit Verkaufsportalen zu tun haben, stellen Sie sicher, dass Sie deren Funktionsweise genau verstehen

Grosse Unternehmen verwenden immer häufiger Online-Verkaufsplattformen über welche Lieferanten sich einloggen können, sowohl um die Rechnungsstellung zu erledigen, als auch den Zahlungsstatus zu überprüfen. Es ist wichtig, dass Sie als Lieferant verstehen, wie ein solches System funktioniert, angefangen bei der verbindlichen Bestellung, über die Rechnungsstellung, bis zur Angabe der Zahlungsdetails.
Häufig sind solche Portale darauf ausgelegt, dass keine Interaktionen mit Mitarbeitern mehr notwendig sind und entsprechend kann der Help Desk schwierig zu erreichen sein, falls er sich zum Beispiel in einer anderen Zeitzone befindet. Darum ist es wichtig sich anfänglich ausreichend Zeit zu nehmen um den Ablauf genau zu verstehen. Damit lassen sich Verzögerungen vermeiden, gerade wenn Sie darauf angewiesen sind das Geld rechtzeitig zu erhalten um Ihre eigenen Rechnungen zu bezahlen. Niemand möchte das auf den letzten Drücker erledigen.

Zusammenfassung

Für eine bessere Handhabe von überfälligen Zahlungen empfiehlt es sich gute Kundenbeziehungen zu pflegen, am besten mit einer bestimmten Person beim Kunden, und zudem die Zahlungsbedingungen im Voraus zu vereinbaren um den Cashflow besser zu managen. Falls ein Kunde auf lange Zahlungsziele besteht, sollte man sich Alternativen überlegen wie zum Beispiel Rabatte für schnelle Zahlung oder einer Debitorenfinanzierung.
So naheliegend es klingen mag, durch korrekte und zeitnahe Rechnungsstellung sowie die sofortige Nachverfolgung überfälliger Rechnungen lassen sich viele Schwierigkeiten vermeiden. Falls Sie ein Verkaufsportal nutzen müssen, stellen Sie sicher, dass Sie sämtliche Abläufe auf dem Portal verstanden haben und dass alle Ihre Daten im System stimmen.
Wie erwähnt muss man als Zulieferer grosser Firmen oft mit langfristigen Zahlungszielen rechnen. Dadurch kann der Geschäftswachstum eingebremst werden, vor allem in sich schnell verändernden Industrien: Das Warten auf die Zahlung eines grossen Kunden kann zum Beispiel die Einstellung neuer Mitarbeiter massiv verzögern, oder mit noch grösseren Kunden ins Geschäft zu kommen.
Ratschläge sind einfacher zu erteilen als umzusetzen. Trotzdem gilt: Jede Firma profitiert von besserer Führung und Organisation sowie von verbesserten Kundenbeziehungen.

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